Jawaban Ujian Akhir Semester

JAWABAN UJIAN AKHIR SEMESTER

Mata Kuliah : Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP)

Semester/SKS : III/3

Hari, Tanggal : Sabtu, 9 Agustus 2008

Sifat : Take Home

Waktu : 1(satu) Minggu

Dosen Pengampu : Dr. Wahidin, M.Pd

Nama : Kamaludin

NIM : 82320708039

Kelas : C - A

1. Deskripsikan wilayah garapan/pokok-pokok manajemen sistem informasi pendidikan (MSIP)!

Jawaban:

Pengertian Sistem Informasi Manajemen, yaitu: Merupakan penerapan sitem informasi di dalam tubuh organisasi guna mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen pada organisasi tersebut. SIM merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertang-gungjawab mengumpulkan dan mengolah data sehingga tersaji informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen organisasi tersebut.

Dengan demikian garapan/pokok-pokok manajemen sistem informasi pendidikan (MSIP) adalah administrasi pendidikan itu sendiri, guna :

a. Meningkatkan kemampuan (manajerial dan administrasi pendidikan) dalam rangka standarisasi, pemantauan, evaluasi, meningkatkan kualitas perumu-san kebijakan, pengambilan keputusan, dan perencanaan pendidikan, atas dasar data dan informasi yang cepat dan akurat;

b. Terwujudnya sistem pangkalan data dan informasi sebagai subsistem dari SIM Pendidikan Depdiknas; dan

c. Melembaganya pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, sehingga terjamin adanya kesinambungan dalam pemeliharaan, pengope-rasian dan pengembangan pendidikan.

2. Bagaimana proses penggunaan MSIP dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan?

Jawaban:

a. Data dan informasi harus diolah ke dalam satu sistem informasi, agar data dan informasi tersebut memiliki makna dan dapat membantu membuat keputusan-keputusan. Suatu organisasi harus memiliki input data dan informasi yang baik, sehingga keputusan-keputusan yang diambil sesuai dengan tujuan organisasi. Data dan informasi yang baik, tidak hanya harus akurat, valid, dan mencukupi/lengkap, tetapi juga harus tepat waktu pada saat dibutuhkan.

b. Sebagai bentuk akuntabilitas dan pencitraan publik pengelolaan pendidikan, adanya SIMP bertujuan untuk: Mengumpulkan, menyimpan, memproses, menganalisis, dan mempublikasikan informasi tersebut;

c. Salah satu hasil yang sangat penting dan strategis dari SIMP adalah dihasilkannya pemetaan sekolah secara akurat. Dengan bantuan program-program pengolah data modern dan perangkat lunak lain, pemetaan sekolah tidak hanya memetakan sekolah dari segi kualifikasi dan sebaran, tetapi juga dari segi atribut atau kondisi sekolah.

3. Klasifikasikan kemudian deskripsikan jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP!

Jawaban:

Klasifikasi dan deskripsi data:

a. Data dari Pemerintah/Birokrasi, yaitu:

Undang-undang, Peraturan, Ketetapan/keputusan, Edaran, Anjuran, Standar Kurikulum, Nomor Statistik Sekolah, Nomor Induk Personil/Pegawai (NIP), NUPTK (Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan), Hasil Monitoring/ Supervisi/Audit, Reward/Bantuan/Blok Grant, Standar-standar, Penilaian/-Akreditasi, dll;

b. Data pada Sekolah/Organisasi, yaitu:

Data Siswa, Personil (Guru dan Staf Administrasi), Keuangan, Komite/Or- ganisasi Sekolah, Barang-barang Inventraris/Perlengkapan (barang tidak bergerak: Tanah dan Bangunan; barang-barang bergerak: Perabot, Perala-tan-peralatan Teknis), Barang-barang Non Inventaris (habis pakai), Bukti Kerjasama/MoU, Prestasi, Pengembangan Kurikulum/Silabus, Tata tertib/-SOP, Perencanaan/Strategi, Keputusan/ketetapan Intern, dll.

Kedua kelas/kelompok data tersebut merupakan data hidup (bertambah/ber-kurang/berubah-ubah) yang harus diolah dari waktu ke waktu, sehingga tersaji satu sistem informasi yang ”berguna” yaitu SIMP pada organisasi tersebut, yang akan memudahkan pula dalam pengendalian/evaluasi dan diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan/stakeholders.

4. Deskripsikan fungsi manajemen informasi dalam konteks (konteks-konteks tersebut dibawah ini):

Jawaban:

a. Manajemen data:

Data adalah fakta-fakta mentah atau deskripsi-deskripsi dasar dari hal-hal, event, aktivitas, dan traksaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, diklasifi-kasikan, diorganisasikan, pada gilirannya akan mampu menghasilkan infor-masi yang bermakna.

b. Monitoring:

SIM merupakan ”darah” yang mengalir dalam tubuh organisasi, berbekal SIM yang akurat dan komprehensif, akan memudahkan manajer atau pihak lain/stakeholders melakukan monitoring setiap waktu atau pada saat yang diperlukan.

c. Pengambilan keputusan:

§ Sistem informasi mampu menyediakan informasi kepada manajer yang harus membuat keputusan dalam situasi-situasi tertentu, mendukung pengambil keputusan dalam situasi yang tidak terstruktur dengan baik. Sistem ini disebut Decision Support System (DSS). DSS biasanya mem-berikan dukungan dalam bentuk:

• Identifikasi masalah atau peluang-peluang pengambilan keputusan;

• Identifikasi solusi atau keputusan yang mungkin;

• Memberikan akses informasi yang diperlukan untuk memecahkan masa-lah atau pengambilan keputusan;
• Menganalisis kemungkinan keputusan atau variabel yang mempenga-ruhi keputusan;
• Simulasi dari solusi-solusi yang mungkin;
• Software lain yang digunakan DSS adalah GDSS, Data Warehouse.

§ Experts System (ES):

• Suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang terprogram dan dapat menangkap serta menghasilkan pengetahuan atau keahlian dari seorang ahli (probelm solver/decision maker) dan mensimulasikan pola ”Pemikiran” atau ”Aksi” dari dari para ahli tersebut. Contoh: Penentuan diagram penyebab kegagalan kualitas produk;

• ES biasanya mengimplementasikan Artificial Intelegence.

d. Evaluasi dan Penilaian:

Suatu organisasi yang mampu menyajikan sistem informasi yang memiliki makna; lengkap, akurat, dan akuntabel, akan mudah untuk dievaluasi dan dinilai, baik evaluasi/penilaian oleh organisasi sendiri (evaluasi diri), maupun oleh pihak-pihak lain/stakeholders.

e. Mengontrol kualitas:

Sebagaimana dikemukakan di atas, bahwa garapan utama Manajemen Sistem Informasi Pendidikan adalah administrasi pendidikan itu sendiri, bila satu sekolah mampu memiliki sistem informasi yang handal, tentu akan mampu diimplementasikan terhadap pengontrolan/pengendalian kualitas sekolah tersebut, karena SIM diadakan dalam rangka: standarisasi, pemantauan, evaluasi, meningkatkan kualitas perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, dan perencanaan atas dasar sistem informasi yang akurat dan komprehensif.

f. Meningkatkan daya kompetensi:

Ciri informasi yang ”berguna” adalah: akurat, lengkap, fleksibel, dapat dipercaya, berhubungan, mudah diakses, berdasarkan fakta, tepat waktu, dan tidak terkontaminasi. Disamping itu, mudah dalam penyimpanan, pe-

ngambilan, analisis dan sharing data, sehingga organisasi tersebut akan mampu meningkatkan daya kompetensi dalam hal:

• Berkomunikasi lebih cepat dan murah;
• Dapat memperluas kewenangan dan pengembangan organisasi;
• Kemampuan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan;

g. Pengembangan kelembagaan (misalnya sekolah):

• SIM dapat memberikan peningkatan pelayanan kepada siswa dan orang tua siswa/stakeholders, misalnya penyajian informasi tentang kemajuan belajar siswa secara cepat dan akurat.
• Semakin cepat informasi sampai kepada orang tua siswa/stakeholders, akan mempercepat perbaikan/pengendalian mutu pembelajaran dan mutu sekolah;
• SIM sebagai modal untuk bersaing secara profesional dan sehat dengan sekolah lain dalam upaya pengembangan sekolah.

h. Mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya:

• Mengotomatisasikan proses-proses pengolahan data dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual;
• Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi.

i. Menyederhanakan birokrasi:

• SIM menyediakan komunikasi dalam/antar organisasi dengan cepat;
• SIM menyimpan informasi yang mudah diakses dengan prosedur yang simpel;
• SIM menyediakan fasilitas pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah tanpa ada aturan harus melalui birokrasi tertentu.

j. Meningkatkan efisiensi:

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas;
• Menyajikan informasi dengan jelas;
• Mampu mengurangi beban kerja;
• Mempercepat pekerjaan/pengetikan dan editing;
• Pembiayaan menjadi lebih murah.

k. Membuat perencanaan:

Perencanaan yang baik, apakah tentang pemgembangan/peningkatan, atau akan memulai sesuatu yang baru, tentu harus didukung/didahului oleh adanya data dan informasi, selain dari fenomena empirik dan renungan serta refleksi, semakin komprehensifnya informasi, maka semakin baiklah perencanaan yang dibuat.

l. Umpan balik:

• Dapat meningkatkan kreativitas baik penyedia layanan sistem Informasi dengan pengguna karena bisa mendapatkan feedback dari pengguna sistem informasi dengan lebih cepat;
• Adanya hubungan dua arah dari penyedia layanan Manajemen Informasi dengan pengguna informasi karena informasi akan lebih terintegrasi pada layanan majemen informasi khususnya yang akan dijadikan pijakan dalam pengembilan keputusan.

5. Berikan penjelasan tentang “perbedaan manajemen sistem informasi pendidikan konvensional dengan berbasis komputer (modern)” dalam konteks planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating?

Jawaban:

Terlebih dahulu dikemukakan pengertian 8(delapan) fungsi-fungsi mana-jemen tersebut, dimana:

• Planning adalah : Perencanaan;
• Actuating adalah : Action/realisasi kerja;
• Directing adalah : Pengarahan;
• Innovating adalah : Peningkatan perbaikan/inovasi;
• Staffing adalah : Manajemen Kepegawaian, menyangkut:

a. Deskripsi jabatan/Keahlian;

b. Fungsi;

c. Wewenang; dan

d. Tanggungjawab.

• Controlling adalah : Pengendalian;
• Representing adalah : Sehubungan dengan tugas Pimpinan, antara lain,

a. Menghadiri/Memimpin rapat;

b. Melakukan perjalanan;

c. Melakukan kontak/hubungan dengan pihak lain.

• Coordinating adalah: Koordinasi/hubungan.

Perbedaan Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) antara model yang konvensional dengan yang berbasis komputer/modern, adalah:

a. Model konvensional;

Adalah sistem informasi yang dikerjakan secara manual. Bila dikaitkan dengan situasi sekarang, dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi demikian dahsyat, maka kondisi dan kemampuan MSIP model konvensional, adalah kebalikan dari model modern, sehingga fungsi-fungsi manajemen seperti; planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating tidak akan semudah, sepraktis, seefektif, dan seefisien pada penerapan model modern/berbasis komputer.

b. Model modern/berbasis komputer;

MSIP berbasis komputer atau Computer Based Information System (CBIS), adalah sebuah sistem informasi yang menggunakan komputer dan tekno-logi telekomunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang dikehendaki, sehing-ga mampu:

1) Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi;

2) Menyediakan komunikasi dalam satu sekolah atau antar sekolah yang murah, akurat, dan cepat;

3) Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses;

4) Melakukan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah;

5) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaaan;

6) Menyajikan informasi dengan jelas dan menggugah pikiran;

7) Mengotomasikan proses-proses pekerjaan, mempercepat pengetikan, dan penyuntingan;

8) Pelaksanaan hal-hal tersebut di atas jauh lebih murah bila dibandingkan dengan pengerjaan secara manual.

Dengan demikian fungsi-fungsi manajemen seperti; planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, representing, dan coordinating pada lembaga pendidikan dapat berjalan lancar, cepat, normal, akuntabel, akurat, memenuhi standarisasi, dan relatif murah.

Selain 8(delapan) keunggulan CBIS tersebut diatas, berikut adalah infrastruktur dan arsitektur informasi model CBIS. Infrastruktur informasi terdiri dari fasilitas-fasilitas fisik, layanan dan manajemen yang mendukung semua sumber daya komputer dalam suatu lembaga/organisasi. Terdapat

lima komponen utama dari infrastruktur dimaksud, yaitu :

1) Perangkat Keras (hardware);

2) Perangkat Lunak (software);

3) Fasilitas Jaringan dan Komunikasi (Networks and Communication Facili-ties) termasuk internet;

4) Basis data (database);

5) Information Management Personnel (Personalia Manajemen Informasi).

Arsitektur informasi berbeda dengan arsitektur komputer yang menggam-barkan kebutuhan perangkat keras dari sistem komputer. Arsitektur infor-masi adalah perencanaan terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh lembaga/organisasi dan bagaimana proses kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat dipenuhi. Dalam mempersiapkan arsitektur informasi, perancang (designer) membutuhkan:

1) Informasi-informasi perihal pendidikan;

2) Infrastruktur informasi, atas informasi telah ada dan yang direncanakan, sehingga mampu melengkapi informasi dalam rangka terus eksis berada dalam lingkungan sistem informasi pendidikan.

6. Untuk soal no 6, silakan pilih salah satu!

Salah satu contoh penerapan program MSIP di sekolah adalah e-Learning. Buatlah contoh sederhana penerapan program e-Learning di sekolah dalam bidang: (b). Pengembangan Perpustakaan Digital (Digital Library);

Salah satu konsep/bentuk pengembangan Digital Library, antara lain:

1) Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem tersebut adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

2) Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Cakupannya antara lain :

• Pengadaan koleksi;
• Katalogisasi, inventarisasi;
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan;
• Pengelolaan penerbitan berkala;
• Penyediaan katalog (OPAC); dan
• Pengelolaan anggota.

3) Penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, dan Internet).

Adapun peranan dari masing-masing layanan teknologi informasinya adalah:

Peran CD-ROM;

• Mempercepat akses informasi multi media, baik itu berupa abstrak, indeks, maupun bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer; dan
• Media back-up/cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi refe-rensi bagi perpustakaan lain.

Peran Internet;

• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet;
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi; dan
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog, dan informasi.

Ciamis, 15 Agustus 2008

Kamaludin

82320708039